A Microsoft Word egyik automatizálási alkalmazása a Körlevél Doxi megoldásom, melyről itt talál részletes ismertetőt. A Word a makró programozási nyelvvel teljeskörűen automatizálható. Itt egészen egyszerű feladatok és nagyon összetett megoldások is kialakíthatók.
Ötletadónak néhány egyszerűbb megoldás:
Rögzített adat struktúrájú, Wordben megnyitható dokumentumokból keresési szabályok ismételt alkalmazásával részek tetszőlegesen kivehetők, lecserélhetők egy másik tartalomra, vagy teljesen új szöveg is beírható a dokumentumba. Mindez megtehető egyetlen fájllal, vagy éppen ráengedhető a makró egy alkönyvtárban levő összes dokumentumra, vagy csak egy szűkített halmazára. A szűkítés lehet már a fájl név alapján, de lehet megnyitás után a dokumentum tartalma szerint is szűrni az átalakítandó dokumentumokat.
Van, hogy különböző rendszerekből készített dokumentumokat kell tartalmuk szerint megadott címzetteknek emailban elküldeni. A folyamat során megadható egy adott könyvtár összes fájlja elemzésre. Ilyen lehet pl. a Nav Online Számlázó programban készült pdf formátumú számlák elküldése a vevők részére.
A Word-ben a pdf formátumú számlák könnyedén megnyithatók, így a formátum kezelése nem jelent gondot. Ha készülünk a feladatra, akkor a számla megjegyzésbe betesszük előre a küldéshez használandó email címet, ezt megkeresi a program és a megadott kísérő szöveggel máris elküldi a számlát. Ha a számla nem tartalmazza a címzett email címét, akkor megkereshető a vevő adószáma vagy neve a számlában. Majd ehhez egy segéd dokumentumból megkeresi az alkalmazás az ügyfél email címet és máris készíti, küldi a rendszer az emailt.
Vannak esetek amikor előre gondolkodással az egyedi fejlesztések elkerülhetők, mint például a fenti esetben, ha a letöltött számlák fájl névének pl. a számlaszámot használjuk. Valamint vezetünk nyilvántartást az ajánlatokról, megrendelésekről, hiszen ezeket már Körlevél Doxie alkalmazással készítettük, akkor elegendő a táblázatba beírni a számlaszámot is. Ezzel jelezve, hogy a folyamat státusza számlázottra változott, majd egy újabb, személyre szabott tartalmú email kíséretében kiküldhető a számla a vevőnek a Körlevél Doxie alkalmazás segítségével, egyedi alkalmazás fejlesztése nélkül.
Rendszeresen beillesztésre kerülnek fényképek a dokumentumba, melyek tulajdonságait eddig kézzel kellett a standard formázási megoldásoknak megfelelően beállítani. Egy makró segítségével a kép beszúrása után a standard formázási tulajdonságok szemvillantás alatt beállításra kerülnek.
Óvodásokról készített dokumentumoknál gyakori elvárás, hogy a gyermek neve, adatai mellet az óvodai jele képként is megjelenjen. A körlevél szolgáltatások kibővítését végző Körlevél Doxie alkalmazás sem képes az Excelből képet átemelni a Word dokumentumba. Ami megtehető a körlevél készítéssel az az, hogy a kép helyére beillesztésre kerüljön egy kereső kód szöveg és az óvodai jel képét tartalmazó fájl teljes elérési útja. A fentiek szerinti dokumentumban egy egyedi makró megoldással meg kel keresni a képek helyét jelölő kódot, kiolvasni a fájl nevét, törölni a szöveget, majd beilleszteni a képet a dokumentumba a rögzített formátumnak megfelelően. Igen ez pont ugyanazon lépéseknek a programozott végrehajtása, mint amit a dolgozó tesz meg szabály alapú rabszolgamunkaként. Az ilyen feladatok automatizálhatók könnyedén.
Kérem keressen meg, ha van rendszeresen ismétlődő, szabályalapú feladata, amit Wordben megnyitható dokumentumokkal kell elvégeznie. Egy a feladatod leírását tartalmazó email alapján és/vagy 10-20 perces telefonos konzultáció után megosztom önnel a feladathoz kapcsolódó elképzeléseimet. Ha az irányvonal megfelelő önnek, meghatározzuk az elérendő célt és nekiláthatunk a közös fejlesztésnek. Az első konzultáció és az elképzelések ismertetésre az ön számára mindig ingyenesek, fizetnie csak a meghatározott mérföldkövek elérését követően kell.