Körlevél DOXIE! - Microsoft Word funkció bővítések.

Az általam készített Körlevél Doxie alkalmazás, a külön megvásárolandó, Microsoft Office/Microsoft 365 alkalmazások, Windows platformon futó változatának, körlevél szolgáltatásához készült kiegészítés.

Az alkalmazás kibővíti a Microsoft Word körlevél szolgáltatásának dokumentum készítési funkcióit, e-mail küldési lehetőségeit és bővíti az adatbeviteli szolgáltatásokat.

Dokumentumkészítés-funkció bővítések:

• A generált dokumentumokat egyenként hozza létre, külön fáljként menti el őket.
• A körlevél adatbázisból átvett fájlnéven, tetszőlegesen meghatározott könyvtárba elmenti a létrehozott dokumentumot.
• A Microsoft Word *.docx formátum mellet/helyett kérhető a mentés *.pdf formátumban is.
• A dokumentumgenerálás után automatikusan bezárja a körlevél-dokumentumot.
• Egy körlevél dokumentumból többféle adatbázissal is generálható körlevél.
• A körlevél-dokumentum megnyitásakor nem jelenik meg az „E dokumentum megnyitásakor elindul az alábbi SQL parancs:” figyelmeztetés.

E-mail-készítés funkció bővítések:

• Minden egyes generált dokumentumhoz egyedi e-mail tárgy adható meg, melynek összeállításához adatbázisból átvett értékek is felhasználhatók.
• Megadható Másolat és Titkos másolat (CC és BCC) e-mail címzett is.
• Egyszerre több e-mail cím is megadható a különböző címekhez.
• Két körlevél dokumentumot is használhat egy e-mail elkészítéséhez:
  • Elsővel elkészül a címzettnek kiküldendő egyedi dokumentum (kompletten kitöltött árajánlat, szerződés, visszaigazolás…), amit a rendszer elment Word vagy PDF formátumban.
  • Második körlevél segítségével készül el az e-mail kísérőszövege, e-mail tárgya és a címzettek megadása, ehhez kerül mellékletnek az első körben elkészült dokumentum.
• Az e-mailhez további mellékletek is csatolhatók, termékismertető, adatlap, ÁSZF, adatkezelési tájékoztató… Mellékletek számának és összesített méretének csak a levelező fiók korlátai szabnak határt.
• Kiválasztható, hogy az Outlookban konfigurált e-mail fiókok melyikéből kerüljön elküldésre az e-mail.
• Kérhető, hogy az összeállított e-mail szerkesztés állapotban maradjon, ne kerüljön automatikusan elküldésre.
• Várakozási idő adható meg az e-mailek között, hogy az e-mail fiókra megadott percenkénti/óránkénti küldési számot ne lépje túl az elküldött levelek száma. (1 - 3 másodperc körüli a két körlevél használatával egy e-mail összeállítása, melléletek csatolása)

AKCIÓ – November 30-ig Körlevél Doxie - Microsoft Word körlevél szolgáltatáshoz készült kiegészítés - vásárláshoz AJÁNDÉKBA kapja az egyórás, Körlevél Doxie beállítás paraméterezés szolgáltatást, hogy könnyedén használni tudja a megoldást – AKCIÓ

Pénzvisszafizetési garancia: amennyiben nem elégedett a megoldással 14 napon belül indokolás nélkül elállhat a vásárlástól.

Adatbeviteli funkció bővítések:

• A dokumentum fej- és lábléc részébe is illeszthető adat a körlevél adatbázisából. Több szakaszra tagolt dokumentum esetén megadható, hogy melyik szakasz fej- és lábléc részébe kerüljön beillesztésre az adat, és természetesen kérhető, hogy mindegyik szakasznál jelenjen meg az érték.
• A dokumentumok dátumozásához kérhető a ’Mentési dátum’ mező beszúrása (frissülő mezőként!), magyar dátum formátummal, ha a dokumentumnak még további módosításai várhatók. Így elérhető, hogy a véglegesítés dátuma automatikusan beírásra kerüljön a dokumentumba.
• A generált dokumentum végéről kitörli a szakasztörést, úgy, hogy nem törlődik a beállított fej- és lábléc tartalma.
• Generált dokumentumba, egyedi részek másolása Excel Táblázatból, kimutatásból. Pl.: tételes terméklista; tételes árajánlat: termékek felsorolása, mennyiség, ár megadása; megbízási helyszínek, partner lista; megtartott képzések jegyzéke…
• Egyedi kérésre, az alkalmazott módszerrel, bármelyik mező (tartalomjegyzék, ábra jegyzék, dokumentum tulajdonságok, aktuális idő….) beillesztése kérhető az alkalmazás segítségével, úgy, hogy az automatikusan frissüljön.

AKCIÓ – November 30-ig Körlevél Doxie - Microsoft Word körlevél szolgáltatáshoz készült kiegészítés - vásárláshoz AJÁNDÉKBA kapja az egyórás, Körlevél Doxie beállítás paraméterezés szolgáltatást, hogy könnyedén használni tudja a megoldást – AKCIÓ

Válassza az igényeinek megfelelő Körlevél Doxie változatot! Kockázat NINCS, pénzvisszafizetési garancia VAN!

Nagyobb funkcionalitásra váltás esetén a meglévő előfizetésből hátralevő időszakkal arányos díjjal csökken a megvásárolt változat éves díja. Kérjük a meglévő előfizetés díjának beszámítási igényét jelezze a megrendelésnél a megjegyzés mezőben.

Jelmagyarázat:

• A verzió tartalmazza a funkciót: ✓
• A verzió opcionálisan tartalmazza a funkciót: o
• A verzió nem tartalmazza a funkciót: —
• Az adott paraméter a felhasználó igénye szerinti értékre állítható: egyedi

Funkciók leírása:

• Fájlba mentés - A körlevél adatbázisából paraméterként átvett fájlnévvel a generált dokumentumok egyenkénti mentése Word formátumban.
• Fájlba mentés, PDF - A mentés kérhető Word formátum helyett/mellett PDF formátumba is.
• Külön alkönyvtárba mentés - A létrehozott dokumentumok mentése már létező, akár fájlonként különböző alkönyvtárakba is történhet. Kialakítási szempont lehet, hogy azonos típusú dokumentumok legyenek egy könyvtárban (pl.: ajánlatok, rendelések, szerződések könyvtár), vagy egy megrendelő/felhasználó/projekt összes fájlja kerüljön egy könyvtárba
• Alkönyvtár létrehozás - Alkönyvtár automatikus létrehozása, ha még nem létezik a mentéshez szükséges könyvtár (új felhasználó könyvtárának első dokumentumakor történő létrehozás).
• Mentés alap könyvtárba - Létrehozott fájlok mentése kizárólag a ’c:\_Korlevel_Doxie’ mappába és alkönyvtáraiba történhet.
• Mentés tetszőleges könyvtárba - Létrehozott fájlok mentése tetszőleges helyi vagy hálózati meghajtó tetszőleges könyvtárába történhet. Csoportos felhasználáshoz közös munkaterületek jelölhetők ki.
• Típusleírás alapkönyvtárból - Körlevél típusleírás kizárólag: ’c:\_Korlevel_Doxie\Korlevel_Doxie_parameterek.xlsx’ elérési úton levő rögzített nevű fájl lehet.
• Típusleírás tetszőleges könyvtárból - Csoportos felhasználáshoz tetszőleges helyi vagy hálózati meghajtón elhelyezhető a közösen használt típusleírás táblázat.
• Megnyitás alap könyvtárból - Körlevél dokumentum és adatbázis megnyitása kizárólag a ’c:\_Korlevel_Doxie’ mappából és alkönyvtáraiból engedélyezett.
• Megnyitás tetszőleges könyvtárból - Csoportos felhasználáshoz tetszőleges helyi vagy hálózati meghajtón elhelyezhető a közösen használt körlevél dokumentum és adatbázis.
• Generált dokumentum csatolása - A program futása közben az egyedi adatokkal kitöltött generált dokumentum e-mail mellékletként elküldhető. Amennyiben pdf formátum létrehozásra került, akkor a pdf-et küldi mellékletként, ha csak Word formátum került mentésre, akkor azt csatolja az e-mailbe mellékletként automatikusan.
• További mellékletek csatolása - Az e-mailhez további mellékletek is csatolhatók, termékismertet, adatlap, ÁSZF, adatkezelési tájékoztató… Mellékletek számának, típusának és összesített méretének csak a levelező fiók korlátai szabnak határt.
• Egyedi e-mail tárgy - A generálás során minden egyes e-mailhez egyedileg összeállított ’tárgy’ kerülhet kialakításra - ehhez felhasználható a körlevél adatbázis tetszőleges mezője (címzett neve, cége), valamint akár a küldés dátuma, pontos ideje is. Ez által elkerülhető, hogy a levelező rendszer automatikusan összevonja a különböző személyeknek küldött leveleket az azonos tárgy alapján.
• E-mail másolat címzés - E-mail küldésekor további címzettek beírására is lehetőség van a másolati címzett mezőbe.
• E-mail titkos másolat címzés - e-mail küldésekor további címzettek beírására is lehetőség van a titkos másolati címzett mezőbe.
• Választható a küldő e-mail fiók - Kiválasztható, hogy az Outlookban konfigurált e-mail fiókok melyikéből kerüljön elküldésre az e-mail.
• Mentési dátum beírása - A dokumentumok dátumozásához kérhető a ’Mentési dátum mező’ beszúrása (frissülő mezőként!), magyar dátum formátummal, ha a dokumentumnak még további módosításai várhatók. Így elérhető, hogy a véglegesítés dátuma automatikusan beírásra kerüljön a dokumentumba.
• E-mail szerkesztés állapotban - Az összeállított e-mail szerkesztés állapotban marad, nem kerül automatikusan elküldésre. Ellenőrzés után egyenként kell a leveleket elküldeni. Ez csak egyidejűleg kis számú levél küldése, körlevél formátum/tartalom tesztelése esetén javasolt. Nagyon sok küldésre váró e-mail (megnyitott Word dokumentumok) megnövekedett erőforrás igénye a rendszer instabilitását okozhatja.
• E-mail automatikus elküldés - Ellenőrzött dokumentum összeállítása után beállítható, hogy a generálás ütemében automatikusan elküldje a rendszer a leveleket.
• Várakozás e-mailek között - Várakozási idő adható meg az e-mailek között, hogy az e-mail fiókra megadott percenkénti/óránkénti küldési számot ne lépje túl az elküldött levelek száma. (1-3 másodperc körüli a két körlevél használatával egy-egy e-mail összeállítása, melléletek csatolása).
• Reklámmentes működés - A Kezdő változat minden elküldött e-mail kísérő szöveg legvégére beír egy ajánlást a Körlevél Doxie megoldásról. Magasabb verziók nem módosítják a kísérő e-mail szövegét.
• Fej- és lábléc kitöltés - A dokumentum fej- és lábléc részébe is illeszthető adat a körlevél adatbázisából. Több szakaszra tagolt dokumentum esetén megadható, hogy melyik szakasz fej- és lábléc részébe kerüljön beillesztésre az adat, és természetesen kérhető, hogy mindegyik szakasznál jelenjen meg az érték.
• Csoportos felhasználás - Munkacsoportok (kereskedők, pénzügy, beszerzés, gyártás, óvónők, tanárok…) részére ajánlott változat. Lehetővé teszi a hálózati meghajtón, közös tárterületen elhelyezett körlevél sablonok és adatbázisok használatát. Egy-egy csoporton belül mindenki számára azonos fájlnév és könyvtárhasználati előírások érvényesülnek. Tagok és a vezetők is könnyen megtalálhatják a releváns dokumentumokat. Jelentősen csökken annak a kockázata, hogy az ügyfelek adatai keveredjenek egy dokumentumon (másik ügyfél szerződésének nem teljeskörű módosítása) belül. Talán nem maradnak a helyi gépen a fontos szervezeti dokumentumok.
• Kép beillesztés, méretezve - Képek beillesztése a dokumentum jelölt pontjaira, a paraméterként megadott méretekkel. (fényképes projekt dokumentáció készítése, óvodások óvodai jele képként a nevük mellett)
• Adat beillesztés más forrásból - Generált dokumentumba, egyedi részek másolása Excel táblázatból, kimutatásból. Pl.: tételes termék lista; tételes árajánlat: termékek felsorolása, mennyiség, ár megadása; megbízási helyszínek, partner lista; megtartott képzések jegyszéke…
• Körlevél változatok száma - Körlevél típusleírás Excelből típus kiválasztásra ennél nagyobb szám nem adható meg.
• Körlevél adatsorok száma - Körlevél adatbázisokból generálásra ennél nagyobb sorszámú adatra hivatkozás nem adható meg.
• Számítógéphez kötött licensz - Az alkalmazás kizárólag a megrendeléskor azonosított számítógép(ek)en használható.
• Felhasználó szám - Egy felhasználói előfizetés alapján egy számítógépen engedélyezett a program használata. Amennyiben az adott számítógépet egy személy használja kizárólagosan, akkor felhasználó hordozható vagy otthoni számítógépe is regisztrálható a program futtatására. A két regisztrált számítógépen egyidőben nem használható a program.
  Egy vásárló jogosult több, egy felhasználós előfizetést is vásárolni.
• Internetkapcsolat nélküli működés - Amennyiben a megrendelő IT biztonsági előírásai tiltják, hogy a munkaállomások internetkapcsolattal rendelkezzenek, kérhető, hogy az alkalmazás internetkapcsolat nélküli módban is működjön.
• Használat időtartama - A használati jog megvásárlása alapértelmezetten 1 éves időszakra szól. Opcionálisan megvásárolható 2 vagy 3 éves időszakra is a használati jog. Az alkalmazás a használati időszak lejárata előtti 30. naptól minden indításnál figyelmeztetést ad a lejáratról, a hosszabbítás lehetőségéről. A használati időszak lejárta után a program üzenet küld, hogy lejárt a használati időszak, és bezáródik.
• Fizetendő díj / felhasználó - A feltüntetett árak magyar forintban értendők, bruttó fizetendő árak, melyek 27%-os ÁFA kulccsal kerültek meghatározásra, egy felhasználó részére biztosít jogot a díj megfizetése. 10-nél több felhasználó részére történő egyidejű megrendelés esetén kérje a kedvezményes csomag ajánlatát.