Gondoljuk újra, amit a dokumentumkezelő rendszerekről tudunk!
Mit várunk a dokumentumkezelőtől?
Az alapok és egyben a lényeg: Legyen rend! Minden dokumentumnak legyen helye, legyen a tartalomra utaló leíró mező hozzá. Az összetartozó dokumentumok könnyen megtalálhatók legyenek. A keresett dokumentum legyen gyorsan elérhető. (Legyen alkalmas az ISO 9001 minősítésben meghatározott folyamat dokumentálásra, miközben nem igényel többletmunkát, sok adminisztrációt.)
Álmodjunk egyszerűt: Legyen gyorsan bevezethető. A folyamatok kezdetéről is tartalmazzon adatokat. Legyen alkalmas vezetői riportok készítésére. Gyorsítsa, egyszerűsítse a dolgozók munkavégzését, legyen alkalmas többlépcsős bevezetésre. Támogassa a dokumentálási szabályokat (ISO szabályzatok, arculati kézikönyv, fájlnév előírások, tárolási rend). Tegye átláthatóvá, követhetővé a folyamatokat. Ne kelljen hardverek tömkelegét beszerezni hozzá. Legyen alkalmas kisvállalati, akár egyéni felhasználásra is. Legyen olcsó.
A Körlevél Doxie dokumentumkezelő alkalmazás a paraméter táblázatokba beégetett könyvtár mentési és fájl elnevezési szabályok segítségével mindent a helyére tesz. A körlevél adatbázisok tetszőleges számú, típusú leíró mezővel kiegészíthetők (dátumadatok az egyes fázisokhoz). Minden dokumentumban, e-mailben elhelyezhető a körlevél adatbázisbeli pozícióval képzett nyilvántartási szám. Ha kialakult a tárolási rendszer, a fájl elnevezési szabályrend, akkor már csak odafigyelés kérdése, hogy az ügylethez tartozó többi dokumentum is (ügyféltől érkezők, ajánlatkérés, megrendelés, aláírt szerződés), azonnal az előírás szerinti helyére kerüljön. Az így kialakított rend eredménye, hogy egy ügyfél telefonos érdeklődése alatt könnyedén előkereshető akár a munkatársunk/beosztottunk által kezelt ügylet teljes dokumentációja, megállapítható a készültségi foka. A fájlnévben tárolt leíró mezők alkalmazása villámgyors visszakeresését, dokumentum beazonosítást tesz lehetővé.
Már 20 évvel ezelőtt is kaptam ilyen visszajelzést: Ezt hogy csinálta, fél perce beszélünk, nem ön kezeli a rendelésemet, és mindent tud az ügyemről?
Körlevél Doxie dokumentumkezelő megoldás alapjai, a fejlesztés gondolata sok-sok éve kezdődött. Munkahelyem eldöntötte, hogy megszerzi az ISO 9001-es minősítést, és a mindennapi tevékenységekben ténylegesen alkalmazza is az ISO 9001 folyamat követési, dokumentálási előírásokat. A kezdeti tiltakozásból egyszer csak jött a megvilágosodás, hogy az ISO-ban elvárt, átgondolt folyamatok szerinti működés egyszerűbbé, gyorsabbá és átláthatóvá teszi a mindennapi munkát. Az áttörést az ISO folyamatok szerinti működés kialakításában és mindennapos tényleges alkalmazásában az jelentette, amikor sikerült az alkalmazás segítségével jelentősen csökkenteni, sok esetben teljesen automatizálni a tevékenységek adminisztrációs lépéseit, miközben a termelékenység is jelentősen növekedett az automatikus dokumentum kitöltések eredményeként.
Érdemes újragondolni egy dokumentumkezelő bevezetéséről alkotott véleményünket. Lehet, hogy mégis létezik olcsó, kicsiknek és nagyoknak egyaránt való, gyorsan bevezethető megoldás?
Körlevél Doxie kezdő változattal ingyenesen lehet egy dokumentumkészítési folyamatra bevezetni a rendszert, akár 1 óra alatt. A rendszer a bevezetés előrehaladásának ütemében folyamatosan bővíthető a magasabb funkcionalitást biztosító változatokra való áttéréssel - csupán napi egy kávé áráért. A bevezetés után rögtön láthatók a változások, tapasztalatok alapján választható ki a következő automatizált folyamat.
Bevezetési segítségnek az oldalról letölthető Körlevél Doxie kezdő csomag tartalmaz egy dokumentálási folyamatot napelemes rendszer aláírásra kész szerződésének elkészítésére. Itt a munka jelentős gyorsítását a pályázati előírások teljes körű leképezése Excel képletekkel tette igazán lehetővé. Az alkalmazás teljesen automatizálta az arculati előírások szerinti e-mail elkészítését, a szerződéskötési folyamatban előírt mellékletek automatikus csatolását. És nem utolsó sorban a dokumentum tárolási előírásoknak megfelelő könyvtárba történő mentését. Az alkalmazáshoz használt Excelben a vezetői riport a státuszok megfelelő beállítása alapján automatikusan frissül. A riportból a vezető látja, hogy kinek hány szerződéskötése van folyamatban, mennyi a szerződött, teljesített bevétel, milyen ajánlatok vannak kiküldve...
Egy másik felhasználási lehetőség: magán klinikák, egynapos beavatkozások, adminisztráció egyszerűsítés, beteg elégedettségi szint emelés: a műtéti beavatkozások előtt a páciens részére e-mailben kiküldésre kerül egy részletes tájékoztató a tervezett beavatkozásról, valamint egy kérdőív csomag, melyen a páciens nyilatkozik a műtéti kockázatok elfogadásról, kitölti a kórelőzményekre vonatkozó tájékoztatókat…
Ez a folyamat a Körlevél Doxie alkalmazással önálló dokumentumkezelés projektként is automatizálható. A klinika által már rendelkezésre álló ügyfél adatokkal előre kitöltve kerülnek kiküldésre a nyilatkozatok, ami jelentős betegelégedettség növekedést eredményez. Automatikusan, a beavatkozás típusának megfelelő (Excelben kialakított szabály leképezés alapján) dokumentumok csatolásra kerülnek, miközben az automatikus körlevéllel való kitöltés és dokumentumcsatolás sokkal kevesebb időt, munkát igényel, mint a kézzel történő e-mail összeállítás és a beavatkozás típushoz kapcsolódó dokumentumok kiválogatása, becsatolása.
A fenti minták alapján a különböző típusú dokumentumok létrehozási folyamata (ISO folyamat felmérés) egyesével is automatizálható, fokozatosan vezethető be a rendszer.
Körlevél Doxie alkalmazása esetén mindig a központi dokumentumminta alapján készül az új adatokkal kitöltött, akár azonnal aláírásra kész dokumentum, arculati változások már a következő dokumentumtól érvényesülnek. Az arculati változtatást csak a körlevél alapban központilag kell megtenni, és a változás már a következő dokumentum létrehozástól automatikusan érvényre jut. És mindig a jó néven, jó helyen kerül a fájl elmentésre.
Vállalati sablonok segítségével pillanatok alatt lehet létrehozni egy új, adatok nélküli, arculati elemek szerinti üres dokumentumot, amit kézzel kell kitölteni, majd egyedileg kell elnevezni, menteni az előírt könyvárba. A sablonok módosítása központilag egyszerűen megoldható. DE, ha a dolgozók a sablon alapú, új dokumentumok létrehozása helyett egy korábbi kitöltött dokumentumot kezdenek el frissíteni, akkor az új arculati elemek nem, vagy csak késve jelennek meg az új anyagban.
Körlevél Doxie megoldás esetén a legelején egyszer kerül rögzítésre az iktatáshoz is szükséges adatok nagyrésze: kitől, kinek, milyen témában - ezek az adatok újragépelés nélkül átkerülnek a dokumentumokba is. Csak néhány dátumot, státusz információt kell beírni az adatbázis Excelbe. Az adatokat csak egyszer kell beírni, azokat az alkalmazás automatikusan másolja a dokumentumokba is. Vagyis nincs többszörös adatrögzítés, csökken a munkaidő igény.
Az iktatórendszerbe még egyszer be kell írni a dokumentum minden tulajdonságát, kitől, kinek, milyen témában, mikor… – ez tényleg plusz munka.
A Körlevél Doxie alkalmazás a szabály alapú dokumentumkitöltést automatikusan elvégzi. Egy jól kialakított Excel táblázat segítségével aláírásra kész szerződések is generálhatók. A fájlok automatikus mentése során mindig betartásra kerülnek a fájl elnevezési és könyvtár elrendezésre vonatkozó szabályok. És mindez másodpercek alatt elkészül. Az oldalról letölthető Körlevél Doxie kezdő csomag napelemes szerződéskészítő funkcióját próbálja ki, és döntse el, hogy ez valóban egyszerűbb és gyorsabb munkavégzést tesz-e lehetővé, mint a hagyományos szerződés kitöltés.
Már egyetlen dokumentum elkészítésére is gyors megoldást biztosít a Körlevél Doxie alkalmazás. Egyetlen gombnyomás, és a konkrét adatokkal kitöltött dokumentum létrejött, az előírt fájlnév konvenciónak megfelelően az előírt könyvtárban található. Hamarabb, a legfrissebb sablon alapján és hibátlanul elkészül, szemben a szokásos elv szerinti megoldással: egy dokumentum elkészítéséhez sablon használat helyett sokkal jobb egy hasonló (esetleg már nem aktuális arculati elemekkel) dokumentumot megnyitni, módosítani az új adatokra (és bent felejteni néhány régi adatot), majd menteni új néven (vagy felülírni véletlenül a kiinduló változatot).
A Körlevél Doxie alkalmazás megoldást jelent a Word e-mail küldési korlátainak átlépésére. Maximalásan rugalmas, tartalomtól függően, dinamikusan változó melléklet csatolási folyamatok alakíthatók ki a segítségével. Az oldalról letölthető Körlevél Doxie kezdő csomag tartalmaz néhány mintát a megoldás rugalmasságának szemléltetésére, próbálja ki ingyen!
A megoldás bevezetésére az első folyamat esetén kb. egy hetet érdemes tervezni. Első nap Körlevél Doxie kezdő csomag kipróbálása. Egy folyamat kiválasztása a bevezetésre. A folyamathoz tartozó dokumentumok rögzítendő adatok, kitöltési szabályok, szokások számba vétele, folyamat leírása. 1-2 nap a dokumentumok átalakítása körlevél működésre és az ehhez szükséges adatbázis Excel elkészítése. Majd a körlevelek Körlevél Doxie rendszerbe történő paraméterezése, segéd adatokkal való kitöltése következik. Máris indulhat a folyamat tesztelése, az első folyamat végigvitele a Körlevél Doxie megoldás segítségével.
Ne feledje: Helyetted Megoldom! Elkészítem a folyamat dokumentumainak körlevél dokumentummá való átalakítást, az Excelek kialakítását, a Körlevél Doxie rendszer paraméterezését. A távelérési technika alkalmazásával a folyamat végigvitelekor is fogom a kezed, ha kéred.
A Körlevél Doxie alkalmazás a Microsoft Word képességeit bővíti ki, futtatásához nem kell a meglévő számítógépeket lecserélni, hiszen ha eddig megfelelően működött a Microsoft Word, Excel, Outlook a számítógépén, akkor az alkalmazás is működni fog. Próbálja ki a letölthető Körlevél Doxie kezdő csomagot a számítógépén. Győződjön meg személyesen a rendszer működőképességéről.
Kell-e többlet tárterületet vásárolni a rendszer működéséhez. A rendszer működéséhez egy Word és néhány Excel adatfájl tárolását kell biztosítani, ez minimális igényt jelent, gyakorlatban ez észre sem vehető a mai gépek tárterülete mellett. A Körlevél Doxie kezdő csomag kipróbálásával győződjön meg erről is.
A létrehozott dokumentumok az alkalmazástól függetlenül is elkészültek volna, így ezek területigényét egyébként is biztosítania kell.
Egyetlen kockázat: ha a rendszer hatékonyságának köszönhetően meg tudja sokszorozni a megrendelései, szerződései számát, és emiatt kell tárterületet növelnie.
Kérem, keressen meg, ha szervezetében szeretné a dokumentumkészítést felgyorsítani, rendet tenni a dokumentumtárolásban. Egy, a feladata leírását tartalmazó e-mail alapján és/vagy 10-20 perces telefonos konzultáció után megosztom önnel a feladathoz kapcsolódó elképzeléseimet. Ha az irányvonal megfelelő önnek, meghatározzuk az elérendő célt, és nekiláthatunk a közös fejlesztésnek. Az első konzultáció és az elképzelések ismertetése az ön számára mindig ingyenes, fizetnie csak a meghatározott mérföldkövek elérését követően kell.