A Microsoft Excel beépített függvénykészletével nagyon sok automatizálási feladat elvégezhető makró programozás nélkül. Az Fkeres, a szöveg összefűzés és a kimutatás diagram csodákra képes. Nagyon sok adat kiválogatás, formai megjelenítés már ezek alkalmazásával elkészíthető. Ha az alap eszközök már nem segítenek, megoldás lehet az Excel nagyvállalati verziójára váltani, ahol további eszközök (pl. adatok térképen való megjelenítése, un. Power képességek, fájl összehasonlítás…) felhasználására nyílik lehetőség a különböző külső adat forrásokból való adat átvételére, vizualizálására. A makró funkcionalitás bevetésére már többnyire csak akkor kerül sor, amikor elkészültek az adat kapcsolatok, a formázások, a rendezések és a megjelenített adatok forrását, paraméterezését kell szabály alkalmazásával megváltoztatni. Ha a feladat az adatok tényleges másolása egy lapról több lapra, több lapról egy lapra, fájlokba bontani és elmenteni egyenként, akkor már a kezdésnél be kell vonni a makrót is a megoldásba.
Ötletadónak néhány egyszerűbb megoldás:
Napelemes rendszer telepítésénél a pályázati elszámoláshoz mellékelni kell a több ezer napelem egyedi sorozat számát is. A sorozat számok, telepítési sorrendben, Excel táblázatban elérhetők voltak. Egyetlen probléma volt, hogy az adatokat egyetlen oszlopban több ezer sorban tartalmazta a táblázat, ami nyomtatáshoz nem volt túl gazdaságos, hiszen 5 oszlop is elfért volna egymás mellet.
A feladat egyszerű volt: vedd az első 40 adatot másold át egy új lap első oszlopába, majd vedd a második 40 adatot és másold át az előzőleg megnyitott lap második oszlopába…. Ha később kiderült, hogy nem 40 hanem csak 38 adat fér ki egy oldalra, akkor újra lehetett kezdeni a másolást. És a feladat szerencsére sokszor előkerült. A faladat elvégzését egy pár soros VBA kód, makró elkészítésével sikerült pár másodpercre rövidíteni. A kész megoldásban paraméterezhető lett az egy oszlopba másolandó adatok száma, a másolandó oszlopok száma, így tetszőleges adat tartalmú táblázatok átalakíthatóak lettek a segítségével.
Építési projektek fázisonkénti státuszait tartalmazó egyedi, azonos szerkezetű Excel táblázatokból vezetői összesítés elkészítéséhez Power Query adat beolvasó modult, feltételes formázást, kimutatás táblázatot, sok-sok HA függvényt és egy kis VBA makrót is be kellet vetni, hogy az építkezések fázisait színkódokkal összesítetten meg lehessen jeleníteni egy gomb nyomással. Az adat frissítés teljesen automatizáltan 1-2 perc alatt megtörtént. Új projekt esetén csak be kellet tenni a könyvtárba az új fájlt és a következő frissítés már mutatta annak a fázisait is. Korábban szinte soha nem volt naprakész összesítés. Mire havonta 1-2 nap alatt kézi munkával befejeződött az összesítés, már valamelyik projektnél változás történt.
Egy iskolai bemutatkozó rendezvény látogatói (potenciális jövőbeli tanulók) a regisztráció során megadták jelenlegi iskolájuk címét is. A települések szerinti összesítés a kimutatás diagrammal pillanatok alatt elkészült, de ez nem tette látványossá, hogy milyen távolságból érkeznek az érdeklődők. A megoldást az Excel nagyvállalati verziója biztosította az adatok térképen való megjelenítése szolgáltatással. A térképi megjelenítést a regisztráció időpontjával animáltuk, így videón lehetett megjeleníteni, hogy honnan, mikor történtek a regisztrációk. Láthatóvá vált többek között az is az animációból, hogy egyes iskolákba mikor ért el a rendezvény híre, akkor ugyanis rövid időn belül többen is regisztráltak az adott iskolából. Ennél a projektnél a regisztrációs adatokból az előadásonkénti jelenléti ívek nyomtatásához kellet csak makrót bevetni.
Kérem keressen meg, ha van rendszeresen ismétlődő, szabályalapú feladata, amit Excelben és bármilyen más külső adat forrásban tárolt adatokkal (SQL adatbázis, pdf fájlok, WEB oldal, sok Excel tábla…) kell elvégeznie. Egy a feladata leírását tartalmazó email alapján és/vagy 10-20 perces telefonos konzultáció után megosztom önnel a feladathoz kapcsolódó elképzeléseimet. Ha az irányvonal megfelelő önnek, meghatározzuk az elérendő célt és nekiláthatunk a közös fejlesztésnek. Az első konzultáció és az elképzelések ismertetése az ön számára mindig ingyenesek, fizetnie csak a meghatározott mérföldkövek elérését követően kell.