Ne feledjük, az Excel alkalmazásban szépen formázott, képekkel kiegészített, lábléccel, fejléccel, automatikus oldalszámozással rendelkező dokumentumok is létrehozhatók. Kinyomtatva, PDF formátumba mentve már nehezen mondható meg, hogy Word-ben vagy Excelben készült-e az adott szerződés, jegyzőkönyv, átadás átvételi dokumentum.
Az Excel-ben is elérhető a VBA programozási nyelv a Makró, amivel automatizálni lehet az ismétlődő feladatokat. A képlettekkel kialakított munkalapok tartalmát egy paraméter végig pörgetésével egyenként el lehet menteni (szabályokban meghatározott név és könyvtár használat – dokumentum kezelő funkció!) Excel, vagy pdf formátumba, és természetesen a lementett állományt egy egyedi tartalmú Email kíséretében el lehet küldeni a címzettek részére. És máris készen van a körlevél funkció: egyedi adatokkal kitöltött Excel vagy pdf fájl, egyenként külön-külön fájlban elmentve, email mellékletben kísérő levéllel elküldve a címzettnek.
Adataink nagy része Excelben van, ezek nem minden esetben olyan elrendezésűek, ami könnyedén lehetővé teszi a Word körlevél szolgáltatás használatát.
Nézzük meg mikor érdemes Word és mikor Excel körlevél funkcióban gondolkodni.
Eladásra termelő 500 kW-os naperőművek, havi termelési adatainak letöltése MAVIR WEB oldaláról, adatok betöltése, ellenőrzése, tárolása VBA makróval. A havi számlázáshoz szükséges egyedi Excel táblázatok összeállítása, és emailben való elküldése az erőművek tulajdonosainak Excelben megírt körlevél funkcióval (VBA makró) történt, még a vezetői riport kimutatás diagrammal került összeállításra. Az adat tárolási struktúra újragondolásával és a VBA programokkal felturbózott rendszer segítségével havi egy emberhét munka ráfordításról havi fél óra munka igényre csökkent a számlázáshoz szükséges adatok össze gyűjtése és az emailek kiküldése. A vezetői riport 3 nap helyett 3 másodperc alatt automatikusan készült el (jobb klikk, frissít). Az alkalmazás nem csak jelentős munkaidő megtakarítást jelentett, hanem a MAVIR részére a számlák 1 héttel hamarabb (a lehetséges legkorábbi napon) beküldésre kerültek és az így kiszámlázott havi több 10 millió Ft egy héttel korábban érkezett a vállalkozások számlájára.
Csoport szociometriai felmérésének kiértékelése: Papír alapú feldolgozásról Excelbe költöztettem az adatok elemzését. Automatikussá vált a választások összesítése, a kölcsönös választások bejelölése, az összesítések elkészítése, amiben a feltételes formázás és a feltételes összegzések segítettek. A személyenkénti jelölést tartalmazó nyomtatást egy Excelben megírt körlevél funkció, VBA makró végezte el. A felmérések kiértékelése egy napról fél órára, a kézi adatrögzítés idejére csökkent.
Az összesített óvodai gyermek névsorból a csoportonkénti bontásnak megfelelő névsorok kialakítása Excel függvényekkel készült el. A csoport névsor az óvónők részére Excel formátumban a releváns adat tartalommal Excel makróval turbózva emailben került elküldésre. A különböző elrendezésű, adattartalmú csoport névsorok kialakítás (Abc szerinti, születési sorrend szerint, fogorvos által kért elrendezés, naplónak megfelelő formátum, telefonokba névjegyként betölthető csv formátum) szintén Excel képletekkel került kialakításra. A paraméterezés megváltoztatása, az összes csoport adataival összeállított listák automatikus kinyomtatását Excelben megírt körlevél funkció, VBA makró végezte el. A sok kézi átrendezés, kézírásos lista készítés az automatizálással az évi 1-2 napos munkát, percekre csökkentette a Körlevél Excel megoldás. Az óvodai névsor újragondolásával kialakításra kerültek olyan táblázatok is melyek a Körlevél Doxie használatával a gyermek, óvodapedagógus, óvoda adataival automatikusan kitöltött dokumentumok (Szakértői vélemény iránti kérelem, szakkör besorolási javaslat, difer felmérés anamnézis oldal, személyi anyag előlap, hiányzási napló kitöltött névvel …) kerültek elkészítésre, további szerkesztéshez, vagy közvetlenül kinyomtatásra. Ez a megoldás kiváltotta az üres űrlapok kinyomtatását, majd kézírással való kitöltését. Ez is évi sok-sok adminisztrációs óra megtakarítását eredményezte az óvodában.
Egy munkahelyen a jelenléti ív elkészítését számítógépen, de kézi munkával készítették. Munka csoportonként külön táblázatok voltak azonos szerkezettel. Minden hónapban, minden fájlban kézzel került megjelölésre a szombat vasárnap, a csoport létszámtól függetlenül mindig A3 méretben került kinyomtatásra a jelenléti ív. Ezek frissítése, havi kinyomtatása több napi „rabszolga” munkát igényelt.
Az Excel megoldással egyetlen fájlba konszolidálásra került a jelenléti ív készítése. Egyik lapon a dolgozók adatai, csoportbesorolása volt, egy másik lapon az évi munkanap áthelyezések jegyzéke szerepelt, még a harmadik lap tartalmazta a jelenléti ív szerinti formátumot a nyomtatáshoz. Excel függvényekkel teljesen automatizálásra került a havi munkanap, pihenőnap megjelölés, az áthelyezett munkanapok kezelése, a csoportok név adatainak betöltése. Az Excel körlevél makrónak már csak végig kellet „ballagni” a csoportokon, a csoport létszámot figyelve A3 vagy A4 formátumot állítani és kinyomtatni a jelenléti ívet. A havi élőmunka igény leginkább a személyi változások lekövetésére korlátozódott (kilépett, belépett, áthelyezték). A dolgozói lista aktualizálása, az évi egyszeri munkanap áthelyezést táblázat kitöltése után, teljesen automatikusan történt a jelenléti ívek kinyomtatása. Ez a megoldás a munkaidő megtakarítás mellett szemel látható (a kitöltött jelenléti ívek tárolási igénye jelentősen csökkent) papír megtakarítást is eredményezett a kis létszámú csoportok A4 méretű lapra nyomtatásával.
Kérem keressen meg, ha szervezetében az adatait különböző táblázatokból sokféle formátumban, rendezésben szeretné megjeleníteni. Egy, a feladata leírását tartalmazó email alapján és/vagy 10-20 perces telefonos konzultáció után megosztom önnel a feladathoz kapcsolódó elképzeléseimet. Ha az irányvonal megfelelő önnek, meghatározzuk az elérendő célt, és nekiláthatunk a közös fejlesztésnek. Az első konzultáció és az elképzelések ismertetése az ön számára mindig ingyenes, fizetnie csak a meghatározott mérföldkövek elérését követően kell.