Ma már nem csak az irodai környezetben, hanem szinte bárhol előfordulnak a számítógépek. Akár tanultuk az iskolai éveink alatt a számítógép használatát, akár nem tanultuk, a munkahelyünkön elvárják, hogy rendszeresen használjuk. Mindig lesz a számítógépes munkánknak olyan része, ami rendszeresen ismétlődik, sok időnket elviszi, és szeretnénk minél gyorsabban végezni vele, hogy több időnk legyen végre a „valódi” munkánkkal foglalkozni (pl.: iskolai, óvodai adminisztrációs feladatok helyett nevelési munkára fókuszálás).
Van egy jó hírem: amennyiben Microsoft Office termékeket használ és rendszeresen ismétlődő, szabályalapú adatmásolást, -mozgatást végez, akkor ezek gyorsítását, automatizálását Helyetted Megoldom!
Sok helyszínes, sok időpontos rendezvény regisztrációs adatbázisának feldolgozása, jelenléti ívek készítése az egyes rendezvényekhez, összesített listák az útbaigazításhoz, statisztikai összesítések a szervezőknek. Megoldás segítségével teljesen automatizált lett az adatfeldolgozás, sok-sok órás kézi feldolgozás helyett másodpercek alatt lettek készen a dokumentumok. Az előkészítés legtöbb idejét innentől a tényleges papírmunka tette ki: időnként több 100 oldal kinyomtatása, szétválogatása és a termekbe juttatása.
Eladásra termelő 500 kW-os naperőművek havi termelési adatainak letöltése MAVIR WEB oldaláról, adatok betöltése, ellenőrzése, tárolása VBA makróval. A havi számlázáshoz szükséges egyedi Excel táblázatok összeállítása és e-mailben való elküldése az erőművek tulajdonosaink Excelben megírt körlevél funkcióval (VBA kód) lett kialakítva, a vezetői riport készítése kimutatásdiagrammal történt. Az adattárolási struktúra újragondolásával és a VBA programokkal felturbózott rendszer segítségével a havi egy emberhét munkaráfordításról havi fél óra munkaigényre csökkent a számlázáshoz szükséges adatok összegyűjtése és az e-mailek kiküldése. A vezetői riport 3 nap helyett 3 másodperc alatt automatikusan készült el (jobb klikk, frissít). Az alkalmazás nemcsak jelentős munkaidő megtakarítást jelentett, hanem a MAVIR részére a számlák 1 héttel hamarabb (a lehetséges legkorábbi napon) beküldésre kerültek és az így kiszámlázott havi több 10 millió Ft egy héttel korábban érkezett a vállalkozások számlájára.
A Csoport szociometriai felmérésének kiértékelése: a papír alapú feldolgozásról Excelbe költöztettem az adatok elemzését. Automatikussá vált a választások összesítése, a kölcsönös választások bejelölése, az összesítések elkészítése, amiben a feltételes formázás és a feltételes összegzések segítettek, a személyenkénti jelölést tartalmazó nyomtatást egy VBA makró végezte el. A felmérések kiértékelése egy napról fél órára, a kézi adatrögzítés idejére csökkent.
Egy pénzügyi elemzést folytató személy rendszeresen új kimutatást hozott létre, melyek kezdeti beállítását, formázását kézzel végezte. Egy VBA makró segítségével kimutatásonkénti fél percekről egy-egy villanásnyi (klikk) időre rövidült a táblázatok formázása.
Építési projektek fázisonkénti státuszait tartalmazó egyedi, azonos szerkezetű Excel táblázatokból vezetői összesítés elkészítéséhez Power Query adatbeolvasó modult, feltételes formázást, kimutatást, sok-sok HA függvényt és egy kis VBA makrót is be kellet vetni, hogy az építkezések fázisait színkódokkal összesítetten meglehessen jeleníteni egy gombnyomással. Az adatfrissítés teljesen automatizáltan 1-2 perc alatt megtörtént. Korábban szinte soha nem volt naprakész összesítés. Mire havonta 1-2 nap alatt befejeződött az összesítés, már valamelyik projektnél változás történt.
Hát igen, a segédeim mindenki által ismertek, a felhasználók már az alapfokú képzéseken is megtanulják a többségének a paraméterezését. De a rendszerbe illesztésük, az adattárolás módosítása, újragondolása, hogy egyszerűbb és gyorsabb legyen a munkavégzés, az már nem szerepel a tanfolyamokon. Ennek eredménye az ilyen reakció:
"Ezt nem hiszem el! Ismerek szinte mindent függvényt, de mégsem sikerült egy ilyen rendszert összeraknom! Most, hogy az alapokat elkészítetted, már könnyedén fogom tudni használni, esetleg finoman módosítani is a rendszert. Köszönöm, hogy Helyettem Megoldottad!"
Kérem, keressen meg, ha a munkájában rendszeresen ismétlődő, szabályalapú feladatok vannak, melyeket a Microsoft Office termékek használatával kell megoldania. Egy, a feladata leírását tartalmazó e-mail alapján és/vagy 10-20 perces telefonos konzultáció után megosztom önnel az automatizálási elképzeléseimet. Ha az irányvonal megfelelő önnek, meghatározzuk az elérendő célt és nekiláthatunk a közös fejlesztésnek. Az első konzultáció és az automatizálási elképzelések ismertetése az ön számára mindig ingyenesek, fizetnie csak a meghatározott mérföldkövek elérését követően kell.